Política de privacidad

  1. AMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ECOM S.A.S.

 ECOM S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 805.018-674-3, con domicilio en la Calle 40 Norte No. 5N – 38 La Flora, de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia  en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15 de la constitución política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, informa a sus

ACCIONISTAS,      TRABAJADORES,      CANDIDATOS      A     UNA      VACANTE,

PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, CLIENTES, y en general a todas las personas naturales que faciliten o hayan facilitado sus datos personales el contenido de la presente PÓLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

  1. DEFINICIONES

 Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales ECOM S.A.S., ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012)
  • Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
  • Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
  • Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.  
  • Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
  • Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
  • Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
  • Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
  • Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 

  1. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se identifican a continuación: página web, a la que se accede a través de la dirección electrónica https://my.ecom.com.co/co/  asimismo, la consulta o reclamo podrá realizarse vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica:

habeasdata@ecom.com.co   o dirigir su comunicación física  al domicilio de LA RESPONSABLE ubicadas en la  calle 40 Norte, número 5N 38, de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia. Deberá incluir en el “asunto” de su comunicación el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA”  

 

  1. POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política ayudará a los titulares de datos tales como ACCIONISTAS, TRABAJADORES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES DE BIENES y SERVICIOS Y CLIENTES, y en general a todo titular de datos que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos, a entender qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que ECOM S.A.S., tratará todo dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta.

 

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA.

ECOM S.A.S., informa que en el evento de introducir cambios en la presente política de privacidad, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: https://my.ecom.com.co/co/ Lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.  Si usted como titular de datos personales no se encuentra de acuerdo con los cambios que se realicen en la política de privacidad, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data de acuerdo a los canales establecidos en el punto 2 de la presente política.

  1. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

ECOM S.A.S., se encuentra comprometido en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de

ACCIONISTAS,      TRABAJADORES,      CANDIDATOS      A     UNA      VACANTE,

PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, CLIENTES y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos.  ECOM S.A.S., garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de éste tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios.

  1. CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA.

ECOM S.A.S., informa qué mediante la autorización, libre, previa, expresa e informada, usted como titular de datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente política. 

Cualquier titular de datos personales podrá en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a través los canales que constan en el  

numeral 3 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política, aportando copia de su documento de identificación (cedula y/o pasaporte) con el fin de acreditar su identidad.

  1. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADAS A LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Usted como titular de datos personales, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las siguientes finalidades: 

8.1.      FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO.

En este apartado, se informan las finalidades de tratamiento de los datos que se aplicarán de forma general a todo aquel que ostente la calidad de titular de un dato personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos: 

  1. En caso de cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de ECOM S.A.S., informará a los titulares de datos personales a través de nuestra página web my.ecom.com.co
  2. Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto disposición ECOM S.A.S., para hacer ejercicio del derecho de habeas data.
  3. Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

8.2. Como finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro de las bases de datos y archivos de ECOM S.A.S., se encuentran las siguientes: ACCIONISTAS. 

El tratamiento de datos persónales de accionistas de ECOM S.A.S., se llevará a cabo conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas análogas o que regulen esta materia. Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas serán la siguientes:

  1. Efectuar el pago de dividendos.
  2. Cumplir decisiones judiciales, administrativas, contables, tributarias y legales relacionadas con su calidad de accionista.
  3. Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.

8.3. FINALIDADES PARA TRABAJADORES, PRACTICANTES Y CANDIDATOS A VACANTES.

ECOM S.A.S., será responsable del manejo de datos personales proporcionados por los trabajadores y de igual forma del uso y la protección de éstos.  Los datos personales que captamos de los trabajadores y practicantes se utilizarán para:

  1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante ECOM S.A.S.
  2. Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de ECOM S.A.S.
  3. Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de LA EMPLEADORA en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  4. Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que ECOM S.A.S., cumpla su deber como empleador.
  5. Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que se hubiere celebrado.
  6. Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a ECOM S.A.S., como causa del vínculo contractual laboral.
  7. Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado.
  8. Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.
  9. Transcurridos seis (6) meses, la información de los candidatos será suprimida.

Respecto de los candidatos a una vacante, ECOM S.A.S., informa a éstos que sus datos personales que sean tratados durante el proceso de selección, serán almacenados en una archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la gerencia de la empresa o por quien opte por encargar la gestión de la relación precontractual.

8.4.      PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS.

Los datos personales que captamos de los proveedores y sus trabajadores son necesarios para:

  1. Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista de ECOM S.A.S.
  2. Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita a ECOM S.A.S., identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
  3. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuestas, y/o adjudicación de contratos
  4. Gestionar los datos del PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a ECOM S.A.S.
  5. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con EL PROVEEDOR.
  6. Transferir información a autoridades administrativas que requieran en razón de sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.
  7. ECOM S.A.S., entiende que sus datos personales y los de terceros que usted aporte, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente política de tratamiento de datos personales.

8.5.      CLIENTES. 

Los datos personales que captamos de nuestros clientes son necesarios para:

  1. Registrarlo como cliente en nuestras bases de datos y archivos.
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de cliente de ECOM S.A.S.
  3. Incorporar sus datos personales en facturas, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación comercial y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de ECOM S.A.S., en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  4. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los productos prestados por ECOM S.A.S.
  5. Gestionar los datos personales con el fin de llevar a cabo procesos de cobranza que estén a cargo de ECOM SAS. Dicha gestión puede realizarse vía telefónica o mediante el envío de comunicaciones a través de cualquier medio físico o electrónico conocido o por conocerse.
  1. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN

LA LEY 1581 DE 2012. 

El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique ECOM S.A.S., se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

  1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  • Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
  • Madurez
  • Autonomía
  • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
  • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de ECOM S.A.S., de forma general. ECOM S.A.S., o cualquier encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales. 

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, el ECOM S.A.S., deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos por parte de sus padres, representantes o tutores. 

ECOM S.A.S., identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos: 

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del ECOM S.A.S., en su calidad de EMPLEADORA y de trabajadores de proveedores de ésta.
  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ECOM establece un esquema de seguridad de la información en donde existan roles y responsabilidades definidos que consideren actividades de administración, operación y gestión de la seguridad de la información.

Esta norma que rigen para la estructura organizacional de seguridad de la información, puntualmente a las diferentes divisiones de ECOM

  • Debe definir y establecer los roles y responsabilidades relacionados con la seguridad de la información en niveles directivo y operativo. De igual manera establecer el procedimiento de contacto con las autoridades en caso de ser requerido, así como los responsables para establecer dicho contacto.
  • Se compromete en revisar y aprobar las Políticas de Seguridad de la Información contenidas en este documento, en promover activamente una cultura de seguridad de la información y facilitar la divulgación de las Políticas de Seguridad de la Información a todos los funcionarios de la entidad y al personal provisto por terceras partes.
  • En la Política Para Uso De Dispositivos Móviles se debe proveer las condiciones para el manejo de los dispositivos móviles (teléfonos, inteligentes y tabletas, entre otros) corporativos y personales que hagan uso de servicios del corporativo del negocio y de nuestros clientes. Así mismo, velará porque los funcionarios hagan un uso responsable de los servicios y equipos proporcionados por ECOM.
  • Para uso de conexiones remotas establecerá las circunstancias y requisitos para el establecimiento de conexiones remotas a la plataforma tecnológica para la gestión de las aplicaciones, base de datos e infraestructura; así mismo, suministrará las herramientas y controles necesarios para que dichas conexiones se realicen de manera segura.
  • Se debe restringir las conexiones remotas a los recursos de la plataforma tecnológica; únicamente se deben permitir estos accesos a personal autorizado y por periodos de tiempo establecidos, de acuerdo con las labores desempeñadas.
  • La información está totalmente protegida por los esquemas de infraestructura tecnológica y estructuración de la aplicación que ECOM diseñando en el servicio. Bajo el modelo de disponibilidad y protección de firewall, endurecimiento en el acceso de la información, segmentación de trafico WAN y LAN, controles en la gestión de cambios, cierre de brechas y vulnerabilidad de la plataforma tecnológica y gestión de los procesos de la manipulación de la información.

La presente política de privacidad se encuentra vigente desde el 8 de noviembre de 2016.